1. Pengertian Administrasi
pendidikan
Administrasi dalam pengertian
secara harfiah, kata “administrasi” berasal dari bahasa latin yang terdiri
atas kata ad dan ministrare.kata ad mempunyai arti yang sama
dengan kata to dalam bahasa inggris yang berarti “ke”atau”kepada”.Dan
kata ministrare sama artinya
dengan kata to serve atau
to conduct yang
berarti”melayani,membantu dan mengarahkan”.Dalam bahasa inggris to administer berarti
pula”mengatur,memelihara dan mengarahkan”.
Jadi kata”administrasi” secara
harfiah dapat di artikan sebagai suatu kegiatan atau usaha untuk
membantu,malayani,mengarahkan atau mengatur semua kegiatan didalam mencapai
suatu tujuan.(Purwanto:1:2007)
Administrasi dalam pengertian
yang sempit yaitu kegiatan ketatausahaan yang intinya adalah kegiatan rutin
catat-mencatat, mendokumentasikan kegiatan, menyelenggarakan surat-menyurat
dengan segala aspeknya serta mempersiapkan laporan.
Administrasi pendidikan dalam pengertian
secara luas adalah segenap proses pengarahan dan pengintegrasian segala
sesuatu baik personel, spiritual maupun material yang bersangkut paut dengan
pencapaian tujuan pendidikan.
Jadi,didalam proses administrasi
pendidikan segenap usaha orang-orang yang terlibat didalam proses pencapaian
tujuan pendidikan itu diintegrasikan,diorganisasikan dan dikoordinasi secara
efektif, dan semua materi yang di perlukan dan yang telah ada dimanfaatkan
secara efisien.
Dalam pengertian yang luas ini,
istilah administrasi juga dapat diartikan sebagai berikut :
“Administrasi adalah suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan
yang berupa proses pengelolaan usaha kerjasama sekelompok manusia yang
tergabung dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersama yang telah
ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien”.
Dalam batasan tersebut di atas,
makna administrasi dapat di urai paling tidak menjadi lima pengertian pokok,
yaitu :
1.
Administrasi
merupakan kegiatan atau kegiatan manusia
2.
Rangkaian
kegiatan itu marupakan suatu proses/pengelolaan dari suatu kegiatan yang kompleks, oleh sebab itu bersifat dinamis
3.
Proses itu dilakukan bersama oleh
sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi
4.
Proses
itu dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan
sebelumnya
5.
Proses
pengelolaan itu dilakukan agar tujuannya dapat dicapai secara efektif dan
efisien.(Tsauri:2:2007)
2. Fungsi Administrasi Pendidikan
Agar kegiatan dalam komponen
administrasi pendidikan dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan,kegiatan
tersebut harus dikelola melalui suatu tahapan proses yang merupakan daur
(siklus). Adapun proses administrasi pendidikan itu meliputi fungsi-fungsi
perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, komunikasi, supervise kepegawaian
dan pembiayaan dan evaluasi. Semua fungsi tersebut satu sama lain bertalian
sangat erat. Untuk mendapat gambaran yang lebih jelas tentang fungsi-fungsi tersebut
di bawah ini akan diuraikan secara lebih rinci.
a. Perencanaan (Planning)
Perencanaan merupakan salah satu
syarat mutlak bagi setiap kegiatan administrasi. Tanpa perencanaan,pelaksanaan
suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai
tujuan yang diinginkan. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus dilakukan
pada permulaan dan selama kegiatan administrasi itu berlangsung. Di dalam
setiap perencanaan ada dua faktor yang harus diperhatikan,yaitu faktor tujuan
dan faktor sarana, baik sarana personel maupun material.
Langkah-langkah dalam perencanaan
meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menentukan dan merumuskan tujuan
yang hendak dicapai
2. Meneliti masalah-masalah atau
pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan
3. Mengumpulkan data dan informasi-informasi yang diperlukan
4. Menentukan tahap-tahap dan
rangkaian tindakan
5. Merumuskan bagimana
masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan
diselesaikan
Syarat-syarat
perencanaan
Dalam menyusun perencanaan
syarat-syarat berikut perlu diperhatikan :
1.
perencanaan harus didasarkan atas tujuan yang jelas
2.
bersifat sederhana, realistis dan praktis
3. terinci, memuat segala uraian serta
klarifikasi kegiatan dan rangkaian tindakan sehingga mudah di pedomani dan
dijalankan
4.
memiliki fleksibilitas sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan serta
kondisi dan situasi sewaktu-waktu
5. terdapat perimbangan antara
bermaca-macam bidang yang akan digarap dalam perencanaan itu, menurut
urgensinya masing-masing
6. diusahakan adanya penghematan
tenaga, biaya dan waktu serta kemungkinan penggunaan sumber-sumber daya dan
dana yang tersedia sebaik-baiknya
7.
diusahakan agar sedapat mengkin tidak terjadi adanya duplikasi
pelaksanaan
Merencanakan berarti pula memikirkan
tentang penghematan tenaga, biaya dan waktu, juga membatasi kesalahan-kesalahan
yang mungkin terjadi dan menghindari
adanya duplikasi-duplikasi atau tugas-tugas/pekerjaan rangkap
yang dapat menghambat
jalannyapenyelesaian.
Jadi, perencanaan sebagai
suatu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :
“perencanaan (planning) adalah
aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan yang tertuju pada
tercapainya maksud-maksud dan tujuan pedndidikan”.
b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan aktivitas
menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga
terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditetapkan. Di dalam pengorganisasian terdapat adanya pembagian tugas-tugas,
wewenang dan tanggung jawab secara terinci menurut bidang-bidang dan
bagian-bagian, sehingga dari situ dapat terciptalah adanya hubungan-hubungan
kerjasama yang harmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan.
Pengorganisasian sebagai fungsi
administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para pemimpin pendidikan
termasuk kepala sekolah. Kita mengetahui bahwa dalam kegiatan sekolah
sehari-sehari terdapat bermacam-macam jenis pekerjaan yang memerlukan kecakapan dan keterampilan dan tanggung jawab
yang berbeda-beda. Keragaman tugas dan pekerjaan semacam itu tidak mungkin
dilakukan dan dipikul sendiri oleh seorang
pemimpin. Dalam hal inilah terletak bagaimana
kecakapan kepala sekolah mengorganisasi guru-guru dan pegawai sekolah lainnya
dalam menjalankan tugasnya sehari-hari sehingga tercipta adanya hubungan kerja
sama yang harmonis dan lancar.
Yang perlu diperhatikan dalam
pengorganisasian antara lain ialah bahwa pembagian tugas, wewenang dan tanggung
jawab hendaknya disesuaikan dengan pengalaman,bakat, minat, pengetahuan dan
kepribadian masing-masing orang yang dikperlukan dalam menjalankan tugas-tigas
tersebut.
Dengan demikian ,pengorganisasian
sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai
berikut :
“pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas menyusun dan
membentuk hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dalam mencapai
maksud-maksud dan tujuan-tujuan pendidikan”.
c. Pengkoordinasian (Coordinating)
Adanya bermacam-macam
tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang, memerlukan adanya koordinasi
dari seorang pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan
kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau kesimpangsiuran
dalam tindakan. Dengan adanya koordinasi yang baik, semua bagian dan personel
dapat bekerja sama menuju ke satu arah tujuan yang telah ditetapkan.
Pengkoordinasian diartikan sebagai
usaha untuk menyatu padukan kegiatan dari berbagai individu agar kegiatan
mereka berjalan selaras dengan anggota dalam usaha mencapai tujuan. Usaha
pengkoordinasian dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti:
(a)melaksanakan penjelasan singkat (briefing);(b)mengadakan rapat kerja;(c)
memberikan unjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis,dan (d) memberikan balikan
tentang hasil sutu kegiatan.(Soetjipto:137:2004)
Dengan demikian,koordinasi sebagai
salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagi berikut :
“koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, material,
pikiran-pikiran, teknik-teknik dan tujuan-tujuan kedalam hubungan yang harmonis
dan produktif dalam mencapai suatu tujuan”.
d. Komunikasi
Dalam melaksanakan suatu program
pendidikan, aktivitas menyebarkan dan menyampaikan gagasan-gagasan dan
maksud-maksud ke seluruh struktur organisasi sangat
penting. Proses menyampaikan atau komunikasi ini meliputi lebih dari pada
sekedar menyalurkan pikiran-pikiran, gagasan-gagasan dan maksud-maksud secara
lisan atau tertulis.
Komunikasi secara lisan pada umumnya
lebih mendatangkan hasil dan pengertian yang jelas dari pada secara tertulis.
Demikian pula komunikasi yang dilakukan secara informal dan secara formal
mendatangkan hasil yang berbeda pengaruh dan kejelasannya.
Menurut sifatnya, komunikasi ada dua
macam yaitu komunikasi bebas dan komunikasi terbatas. Dalam
komunikasi bebas, setiap anggota dapat berkomunikasi dengan setiap anggota yang
lain. sedangkan dalam komunikasi terbatas, setiap anggota hanya dapat
berhubungan dengan beberapa anggota tertentu saja.
Dengan demikian, organisasi sebagai
salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :
“komunikasi dalam setiap bentuknya
adalah suatu proses yang hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang-orang
dalam struktur organisasi”.
e. Supervisi
Setiap pelaksanaan program
pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau supervisi. Pengawasan bertanggung jawab tentang keefektifan program
itu. Oleh karena itu, supervisi haruslah meneliti ada atau tidaknya
kondisi-kondisi yang akan memungkinkan tercapainya tujuan-tujuan pendidikan.
Jadi, fungsi supervisi yang terpenting adalah :
1. menentukan kondisi-kondisi/syarat-syarat apakah yang
diperlukan
2. memenuhi/mengusahakan syarat-syarat yang diperlukan itu.
Dengan demikian , supervisi sebagai salah satu fungsi
administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :
“supervisi
sebagai fungsi administrasi pendidikan berarti aktivitas-aktivitas untuk
menentukan komdisi-kondisi/syarat-syarat yang esensial yang akan menjamin
tercapainya tujuan-tujuan pendidikan”.
f. Kepegawaian (Staffing)
Sama halnya dengan fungsi-fungsi
administrasi pendidikan yang telah diuraikan terdahulu kepegawaian merupakan
fungsi yang tidak kalah pentingnya. Agak berbeda dangan fungsi-fungsi
administrasi yang telah dibicarakan, dalam kepegawaian yang menjadi titik
penekanan ialah personal itu sendiri. Aktivitas yang dilakukan di dalam
kepegawaian antara lain : menentukan, memilih, menempatkan dan membimbing
personel.
Sebenarnya fungsi kepegawaian ini
sudah dijalankan sejak penyusunan perencanaan dan pengorganisasian. Di dalam
pengorganisasian telah dipikirkan dan diusahakan agar untuk personel-personel
yang menduduki jabatan-jabatan tertentu di dalam struktur organisasi itu
dipilih dan diangkat orang-orang yang memiliki kecakapan dan kemampuan serta kesanggupan yang sesuai dengan
jabatan yang di pegangnya. Dalam hal ini prinsip the right man in the right
place selalu di perhatikan.
g. Pembiayaan
Biaya/pambiayaan merupakan salah
satu faktor yang sangat penting dalam sebuah organisasi karena biaya ini sangat
menentukan bagi kelancaran jalannya sebuah organisasi, tanpa biaya yang
mencukupi tidak mungklin terjamin kelancaran jalannya suatu organisasi.
Setiap kebutuhan organisasi, baik
personel maupun material, semua memerlukan adanya biaya., itulah sebabnya
masalah pembiayaan ini harus sudah mulai dipikirkan sejak pembuatan planning
sampai dengan pelaksanaannya.
Ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan dalam fungsi pembiayaan, antara lain :
1. perencanaan tentang berapa biaya
yang diperlukan
2. dari mana dan bagaimana biaya itu
dapat diperoleh/diusahakan
3. bagaimana penggunaanya
4. siapa yang akan melaksanakannya
5. bagaimana pembukuan dan
pertangung jawabannya
6. bagaimana pengawasannya,dll.
h. Penilaian (Evaluating)
Evaluasi sebagai fungsi administrasi
pendidikan adalah aktivitas untuk meneliti dan mengetahui sampai di mana
pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi mencapai
hasil sesuai dengan rencana atau program yang telah
di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik
yang dilakukan oleh unsur pimpinan maupun oleh bawahan, memerlukan adanya
evaluasi.
Dengan mengetahui
kasalahan-kasalahan atau kekurangan-kekurangan serta kendala-kendala yang diperoleh dari tindakan
evaluasi itu, selanjutnya dapat di usahakan bagaimana cara-cara
memperbaikinya.(Purwanto:15-22:2007)
Secara lebih rinci maksud penilaian
(evaluasi) adalah :
1. Memperoleh dasar bagi pertimbangan
apakah pada akhir suatu periode kerja , pekerjaan
tersebut berhasil
2. Menjamin cara bekerja yang efektif
dan efisien
3. Memperoleh fakta-fakta tentang
kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari situasi yang dapat merusak
4. Memajukan
kesanggupan para personel dalam mengembangkan organisasi.
Perlu ditekankan disini bahwa fungsi-fungsi
pokok yang telah dibicarakan di atas satu sama lain sangat erat hubungannya,
dan kesemuanya merupakan suatu proses keseluruhan yang tidak terpisahkan satu
sama lain dan merupakan rangkaian kegiatan yang kontinyu.